WORD文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用 户选择WORD打印文件的保存位置，再确定，WORD的内容将输出到一个打印文件中，默认的文件扩展名是 .prn。

　　那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？

　　#1　　一、为什么要使用WORD打印文件？

　　1.普通WORD文件的打印必须要相应版本的WORD的支持，而打印文件不须要WORD的支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为WORD文件的异地打印提供了便利。你只要知道异地打印机的型号，就可以将保存的打印文件传递过去打印，而不必担心是否有相应的操作系统，是否有WORD以及是什么版本。

　　2.在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了打印控制、文字、图片等全部相关信息。

　　3.prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。

　　#1　　二、生成打印文件

　　打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在弹出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可（如^451202a^）。

　　#1　　三、打印文件的使用

　　使用打印文件需要先转换到MSDOS方式下，然后用COPY命令将打印文件发送到打印机，命令格式如下：

　　copy 文件名 prn ／b

　　命令共四个部分，其中prn 指将输出设备指定为打印机；

　　／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。

　　#1　　四、需要注意的几个问题

　　1.WORD打印文件生成以后，就不能再用WORD等编辑工具打开和编辑了，只能直接发送到打印机。

　　2.打印时，打印机必须先打开，并连机。

　　3.生成WORD打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。选择不同的打印机，生成的打印文件是不同的，如果选用其它打印机，可能打印不出正确的文字格式及图片。

　　4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。